5.4 定义数据项

至此，您已经成功地定义了该模板的表样，并设置了权限。但是这个模板现在还不能使用，我们还需要在模板上定义数据项。

5.4.1 什么是数据项

数据项指的是模板表样中需要填写内容的那些空白单元格。若干相关的数据项可以组成一个数据表。

数据项的定义包括以下内容：

• 区域地址和名称：它表明所填写的位置和信息的含义。比如在《客户登记表》模板中， C3 单元格就是一个数据项，它的名称是“客户名称”
• 数据类型，它表明空白单元格中可以只能填写什么类型的信息，比如“客户名称”数据项，只能填写不超过 100 个字符的文字，而不能填写数字或日期。
• 是否必填，它规定按模板格式填写实际的表单时，此数据项可否空白不填。比如在《客户登记表》中，“客户名称”是必填项，而“收货地点”不是必填项。
• 填写规范，指对所填数据的要求，通常有几种情况，一是默认值，如“登记日期”的默认值是当前日期；二是下拉列表选择或树型选择，如“大区”就不能随意填写，而是在相应的位置有一个事先定义好的下拉列表，列举了全部大区的名称，填表时只需要从中选择。三是自动编号，如“客户编号”可以自动产生。
• 主键，主键的目的是保证唯一性。比如在“客户登记表”模板中，我们把“客户编号”定义为主键，就意味着不管填了多少张《客户登记表》，“客户编号”都必须彼此不同。因为通过 Excel 服务器填写的表单上的内容最终都保存到数据库中，所以这里所说的“彼此不同”不是靠人为的小心谨慎来做到，而是由系统自动控制的；如果您填了两张编号相同的《客户登记表》，第二张表保存时系统自动会通知您发生了数据重复，保存无法通过。
• 其他内容，包括是否隐藏、填写下一张时是否清空，如何排序等。

数据项又称为“字段”，在下文中，这两个词是同样的含义。

5.4.2 定义单一数据项

数据项又分“单一数据项”和“重复数据项”两种，在《客户登记表》模板上，我们先来定义单一数据项，至于两者的区别，到下一章再叙述。

1. 在《客户登记表》模板的设计状态下，按住 Ctrl 键，然后用鼠标左键依次选中空白单元格 C2 ， E 2 ， G2 ， C3: E 3 ， … ， C8:G8 ，如下图所示：

图 5‑9同时选中要定义数据项的空白单元格

2. 选择菜单“模板  定义数据项  单一数据项”（或者单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“单一数据项”）。弹出如下窗口：

 

图 5‑10定义单一数据项

“选中单元格”处显示的是上一步选中的那些空白单元格/单元区域的地址。每一个选中单元格/单元区域都要定义成一个数据项。

3. 点击按钮 【左侧单元名称】，意思是用空白单元格左侧的单元格中的内容为空白单元格命名。例如，用 C3 单元格左侧的单元格（ B3 ）的内容为 C3 单元格命名，而 B3 的内容是“客户名称”，所以 C3 单元格对应的数据项命名为“客户名称”。
4. 点击【下一步】窗口显示如下图所示。选择“组成新数据表”，命名为“客户表”，按【下一步】

图 5‑11  定义单一数据项

5. 窗口中显示出数据项的列表，选择每个数据项的数据类型，在“客户编号”、“销售员”、“客户名称”和“登记日期”对应的“必填”处单击打勾，然后按【下一步】。

图 5‑12 定义单一数据项

下拉列表中列出的那些数据类型是 Excel 服务器自带的，如果觉得不够用，您还可以到管理控制台中自己定义新的数据类型。定义新数据类型的方法在第 19 章《管理台的其它功能》中介绍。

6. 窗口显示如下图，不改变默认选择，直接按【完成】

图 5‑13 定义单一数据项

7. 窗口消失，回到客户登记表模板的设计状态。
8. 保存模板。
9. 关闭模板。