勤哲EXCEL服务器在项目管理中的两点应用

何少博

一、 应用背景
项目电子档案及用户回访工作是项目管理中重要的环节，前者记录工程项目概况及主要实物工作量；专业工程划分、专业施工队及工程分包内容；工程重要控制点和工程施工管理重要事件；施工项目部主要人员信息。相当于一个项目的履历表，项目经理及管理人员的业绩表。为今后选用项目经理，分承包方提供依据；而用户回访则是工程交付使用后，在保修期内由施工单位主动到建设单位或用户进行回访，了解使用情况和问题，对保修范围内的质量问题，负责修理，使之达到可以正常使用的水平。①有利于促进项目部重视项目管理，提高工程质量。②可以听取用户意见,履行回访保修承诺,改进工程质量; ③有利于改进服务方式,增强用户对承包人的信任感，树立了为用户服务的良好企业形象，因此通过信息化技术将二者存入数据库，以便于进行查询和统计分析是很有必要的。
二、 公司在项目电子档案及用户回访工作上的主要问题
1、项目电子档案是自开工起至项目竣工后的动态管理和维护过程，中间需要《工程项目电子档案表》进行不断更新并传递到项目管理部、生产设备部、质量管理部，信息分散，传递过程费时费力，效率低。
2、用户回访工作首先要建立年度用户回访计划，由于石化公司很多项目没有工程质保金，所以在用户回访计划有时出现漏项，一些项目未进行回访，另外在用户回访单返回后，只是简单保存，没有对回访数据没有进行统计分析，不利于对项目及项目经理的评价工作，也很难对历年用户回访情况进行大数据挖掘和分析。

三、 勤哲EXCEL服务器的开发优势（以下简称EXCEL服务器）
Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计与运行平台。它利用Excel作为主要操作界面，结合了数据库技术、工作流技术和Web技术。只要会用Excel，就能够设计和实现符合自己需要的网络化的管理信息系统。
由于项目电子档案表和用户回访单都是表格形式，可以使用EXCEL电子表格，基于此我采用EXCEL服务器建立信息平台，它的优势如下：
1. 能够把Excel文件的内容保存到数据库中；
2. 能够实现数据的自动汇总统计；
3. 能够设定工作流，使Excel表单按规定流转传递；
4. 不仅能支持局域网内的应用，还可以支持互联网上的应用，使得外地分支机构的人员能够通过网页填报表单，实现远程管理；
5. 还能够与企业已有的其它管理软件如财务系统、ERP系统等进行数据集成，消灭企业中的信息孤岛；
四、开发概述
1、项目电子档案

1）如上图，项目电子档案分为项目电子档案和项目电子档案查询两个模块，其中项目电子档案自动按合同签订日期所在年数进行排列。

2）如上图，项目电子档案可以通过EXCEL录入项目基本信息，包括合同工期、实际竣工日期、项目重要事件、项目部主要成员、项目作业单位及分包情况，点击保存可以直接存入数据库。

3）如上图，项目电子档案查询可以通过年度范围、承包模式、项目经理、合同金额范围、建设单位、作业单位、分包方名称等关键字进行组合查询。点击工程名称可以查询到该项目电子档案具体信息。
2、用户回访

1）如上图，工程用户回访分为年度用户回访计划、用户回访单、年度用户回访完成情况查询和用户回访满意度汇总查询四个模块。

2）如上图，首先建立年度用户回访计划，回访计划中的项目与项目电子档案通过项目编号相关联，只有在项目电子档案的未回访项目才可以选择列入回访计划中。
3）如上图，这是选择好工程名称后，因为项目电子档案已录入过建设单位、竣工日期等信息，这些信息通过项目编号关联直接传递过来，不用再重复录入，录入回访计划时间、执行单位就建立好年度用户回访计划，点击保存存入数据库，以上工作都是在EXCEL上直接进行操作。

4）如上图，用户回访结束后，将用户回访单数据录入，将扫描件作为附件上传。
5）如上图，通过年度用户回访完成情况查询模块，可以对用户回访情况按年度和回访情况进行查询，一目了然，通过工程名称（蓝色字体）可以链接到该项目的用户回访单，查询用户回访单具体信息。

6）如上图，通过用户回访满意度查询模块，可以按年度对评价内容得分情况进行查询，各项目总体得分及各评分项得分情况一目了然，可以据此对服务进行改进和对项目进行考核。
3、EXCEL服务器在WEB上应用

如上图，所用信息均可以通过局域网或互联网进行查询，并可导出成excel文件，在手机上也可查询,并可通过二维码直接识别。
五、 结束语
利用excel服务器搭建的系统，给我们的日常工作带来了许多便利，便于企业自主创造、功能强大，关键是上手简单，我用了5天时间实现了这两个应用，目前已在项目管理部推广使用，得到了同事的肯定，作为抛砖引玉，我希望更多的人使用和利用好勤哲软件，使企业的管理工作上一个更高的台阶。